Informacja dla osób reprezentujących kontrahentów Cogit sp. z o.o. oraz osób wskazanych do kontaktu i współpracy przy zawieraniu i wykonywaniu umów.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Cogit sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Postępu 21, 02-676 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0000031038, NIP 521-10-18-927, REGON 011166249. Kontakt: info@cogit.pl, tel. +48 22 496 60 00.

2. Kontakt w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych

Administrator wyznaczył osobę odpowiedzialną za ochronę danych osobowych.

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz realizacją praw wynikających z RODO można skontaktować się z Administratorem, korzystając z danych kontaktowych wskazanych w pkt 1 niniejszej klauzuli. Wnioski i pytania dotyczące ochrony danych osobowych należy kierować na adres e-mail: iodo@cogit.pl.

3. Kategorie i źródła danych

Przetwarzane mogą być: imię i nazwisko, stanowisko lub funkcja, służbowy adres e-mail, służbowy numer telefonu, nazwa reprezentowanego podmiotu, a w przypadku osób uprawnionych do reprezentacji również dane ujawnione w odpowiednich rejestrach lub pełnomocnictwach. Dane pozyskujemy bezpośrednio od osoby, której dotyczą, od reprezentowanego przez nią kontrahenta (np. w umowie lub korespondencji) albo z publicznie dostępnych rejestrów, np. KRS lub CEIDG.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

• weryfikacja uprawnienia do reprezentacji kontrahenta, prowadzenie korespondencji, organizacja współpracy oraz zawarcie i wykonywanie umów z kontrahentem – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora polegający na prawidłowej realizacji relacji biznesowych);
• wypełnienie ciążących na administratorze obowiązków prawnych, w szczególności podatkowych, rachunkowych i związanych z dokumentacją rozliczeń – art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora polegający na ochronie jego praw).

Jeśli kontrahent zawiera umowę jako osoba fizyczna we własnym imieniu, dane niezbędne do zawarcia i wykonania tej umowy mogą być przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

5. Odbiorcy danych

Dane mogą być udostępniane podmiotom wspierającym administratora w prowadzeniu działalności, w szczególności dostawcom usług IT, komunikacyjnych, księgowych, prawnych i doradczych, na podstawie odpowiednich umów lub innych podstaw prawnych, a także uprawnionym organom publicznym, jeżeli wynika to z przepisów.

6. Okres przechowywania danych

Dane będą przechowywane przez czas trwania relacji umownej oraz przez okres niezbędny do jej rozliczenia, udokumentowania, wypełnienia obowiązków prawnych i ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, z uwzględnieniem właściwych terminów przedawnienia oraz okresów przechowywania wymaganych prawem. Dane służące bieżącym kontaktom będą przetwarzane nie dłużej, niż jest to niezbędne dla celu kontaktu, z uwzględnieniem ewentualnych obowiązków archiwizacyjnych.

7. Przekazywanie danych poza EOG

Administrator korzysta z usług dostawców zewnętrznych, w tym dostawców usług informatycznych, których siedziby mogą znajdować się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG). Samo korzystanie z usług takich podmiotów nie oznacza przekazywania im danych osobowych.

W przypadku gdy realizacja usług wiązałaby się z przekazywaniem danych osobowych poza EOG, Administrator zapewni stosowanie odpowiednich mechanizmów i zabezpieczeń zgodnie z obowiązującymi przepisami RODO.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

W przypadkach określonych przepisami RODO przysługuje prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją danej osoby. Żądania można kierować na adres iodo@cogit.pl. Przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

9. Dobrowolność podania danych

Podanie danych przez osoby reprezentujące kontrahenta i osoby wyznaczone do kontaktu co do zasady nie jest obowiązkiem ustawowym tych osób, lecz może być niezbędne do weryfikacji reprezentacji, zawarcia umowy lub sprawnej realizacji współpracy. Niepodanie niezbędnych danych może uniemożliwić weryfikację umocowania lub utrudnić zawarcie bądź wykonywanie umowy. W przypadku kontrahenta będącego osobą fizyczną podanie danych niezbędnych do zawarcia umowy stanowi warunek jej zawarcia.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, o którym mowa w art. 22 RODO.