KPI – miary, wskaźniki efektywności

„Jeśli nie możesz czegoś zmierzyć, nie możesz tym zarządzać” – to stwierdzenie Petera Druckera doskonale oddaje sens i istotę miar, wskaźników, benchmarków i innych narzędzi zarządzania firmą.

To właśnie dlatego kluczowe wskaźniki efektywności (Key Performance Indicators, KPI) są tak istotne w procesie mierzenia i osiągania przez firmy ich celów. Dają podstawę do budowania zorientowanej na wyniki kultury firmy, czy też służą jako źródło obiektywnej informacji zwrotnej dla pracowników, menedżerów, zarządów. KPI są narzędziem pozwalającym szybko podejmować decyzje, planować działania czy reagować na pojawiające się problemy.

Aby w pełni panować nad tym, co dzieje się z organizacją, niezbędna jest wiedza oparta na rzetelnych informacjach. Skąd jednak wiadomo, czy firma spełnia założenia wzrostu? Czy pracownicy dostarczają wymagane realizacje? Czy koszty administracyjne nie są zbyt duże w stosunku do przychodów firmy – a jeśli tak, gdzie szukać oszczędności?

Kluczowy okazuje się punkt odniesienia.

Wskaźniki efektywności, czyli zdefiniowane poziomy realizacji określonych zadań, stanowią taki właśnie punkt odniesienia, stanowiący bazę do dalszych analiz działania firmy i jej pracowników.

Jak definiować KPI?

Najlepsze, najbardziej efektywne organizacje włączają strategię we wszystko, co robią. Wskaźniki powinny być powiązane z celami firmy na wszystkich poziomach oraz w miarę możliwości odzwierciedlać zależności pomiędzy nimi. Do tego celu powinny być też dobrane odpowiednie wskaźniki efektywności, które mogą mieć wiele postaci (w zależności od konkretnych organizacji, sytuacji rynkowych czy wręcz informacji, które na ich podstawie chcemy uzyskać).

Ogólnie wskaźniki można podzielić, na:

• bezpośrednie – pokazujące np. wielkość, wartość sprzedaży
• wynikowe – pokazujące np. marżę, % marży
• efektywnościowe – pokazujące np. sprzedaży do wykorzystanych zasobów, konwersję
• Dynamika – pokazujące zmiany w czasie
• Ranking – pokazujące pozycję w określonej grupie
• czy benchmark (wewnętrzny, zewnętrzny) – porównanie z określoną grupą.

Czym powinny się charakteryzować dobrze dobrane KPI?

Jeżeli chcemy by zaplanowany przez proces pomiaru realizacji strategii, KPI były wartościowe, by stanowiły realne punkty odniesienia i organizacja czerpała z nich wymierne korzyści, przy ich wyborze powinniśmy zwrócić szczególną uwagę na kilka kluczowych czynników/obszarów.

• Nie liczy się tylko „co”, ważne jest również „dlaczego” – pamiętajmy, żeby prezentacja tylko „suchych” wskaźników finansowych nie odda rzeczywistości w pełni. Bez posiadania pełniejszej perspektywy, a bazując na nich samych można dojść do błędnych wniosków.
• Dopasowanie wskaźników do sposobu wykorzystania – przykład: rozróżnienie pomiaru i oceny. O ile pomiar wyników powinien być możliwe dokładny, szczegółowy oraz wyrażony w bezwzględnych miarach takich jak ilości, waluty, itp., o tyle ocena wyników powinna być wyrażona we względnych wskaźnikach pozwalających na rzetelną ocenę efektywności.
• Spójność – jednolity słownik wskaźników, jednoznacznie rozumianych przez właścicieli. Przykład: jeżeli wykorzystujemy ten sam wskaźnik w różnych obszarach organizacji to powinien mierzyć dokładnie te same wartości.
• Odpowiednia dokładność – nie popadajmy w skrajności, stosujmy kryterium istotności. Zarówno niedoinformowanie, jak i przeładowanie szczegółowymi informacjami nie jest pożądane, a do tego wszystkiego istotna jest szybkość dostarczenia informacji. (co nam po najlepszej danej, gdy dostaniemy ją po czasie?)
• Trwałość – metodyka pomiaru i wyliczenia wskaźników powinna gwarantować ich ciągłość w czasie.
• Wykonalność – nawet najlepiej zaprojektowane wskaźniki nie przyniosą żadnej wartości, o ile ich wyliczenie w wystarczająco efektywny sposób nie będzie możliwe. Dlatego kluczowe jest, żeby sprawdzić dostępność danych źródłowych i możliwość ich pozyskiwania w przyszłości.
• Prezentacja danych – informacje powinny być dostarczane sposób dopasowany do poszczególnych użytkowników, czy ich grup, w oczekiwanym czasie i niezależnie od miejsca

Czy narzędzia raportujące, narzędzia Business Intelligence przyjdą nam z tym wszystkim z pomocą? Oczywiście, że…. nie. Same narzędzia na niewiele się zdadzą. Owszem np. pomogą nam w obszarze „wykonalności” (zapewniając ciągłość dostarczania danych), ale gdy nasz proces nie będzie przemyślany, będą mogły raportować dziesiątki nikomu nie przydatnych lub mało wiarygodnych raportów. Narzędzie powinno być ostatnim punktem przy wdrożeniu naszego procesu realizacji strategii. A co gorsza tak samo jak nie jest łatwo zaimplementować właściwy proces pomiaru… to równie ciężka droga może nasz czekać przy wyborze właściwego rozwiązania IT.

Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak we wdrażaniu KPI może pomóc Ci firma Cogit skontaktuj się z nami drogą mailową info@cogit.pl lub zadzwoń pod numer telefonu +48 22 496 60 00.