KPI - miary, wskaźniki efektywności

Rozwiązania

SKONTAKTUJ SIĘ Z NAMI

Jeżeli chcieliby Państwo uzyskać więcej informacji o naszych rozwiązaniach, usługach, czy doświadczeniach - zapraszamy na bezpłatną konsultację.

KPI – miary, wskaźniki efektywności

„Jeśli nie możesz czegoś zmierzyć, nie możesz tym zarządzać” – to stwierdzenie Petera Druckera doskonale oddaje sens i istotę miar, wskaźników, benchmarków i innych narzędzi zarządzania firmą.

To właśnie dlatego kluczowe wskaźniki efektywności (Key Performance Indicators, KPI) są tak istotne w procesie mierzenia i osiągania przez firmy ich celów. Dają podstawę do budowania zorientowanej na wyniki kultury firmy, czy też służą jako źródło obiektywnej informacji zwrotnej dla pracowników, menedżerów, zarządów. KPI są narzędziem pozwalającym szybko podejmować decyzje, planować działania czy reagować na pojawiające się problemy.

Aby w pełni panować nad tym, co dzieje się z organizacją, niezbędna jest wiedza oparta na rzetelnych informacjach. Skąd jednak wiadomo, czy firma spełnia założenia wzrostu? Czy pracownicy dostarczają wymagane realizacje? Czy koszty administracyjne nie są zbyt duże w stosunku do przychodów firmy – a jeśli tak, gdzie szukać oszczędności?

Kluczowy okazuje się punkt odniesienia.

Wskaźniki efektywności, czyli zdefiniowane poziomy realizacji określonych zadań, stanowią taki właśnie punkt odniesienia, stanowiący bazę do dalszych analiz działania firmy i jej pracowników.

Jak definiować KPI?

Najlepsze, najbardziej efektywne organizacje włączają strategię we wszystko, co robią. Wskaźniki powinny być powiązane z celami firmy na wszystkich poziomach oraz w miarę możliwości odzwierciedlać zależności pomiędzy nimi. Do tego celu powinny być też dobrane odpowiednie wskaźniki efektywności, które mogą mieć wiele postaci (w zależności od konkretnych organizacji, sytuacji rynkowych czy wręcz informacji, które na ich podstawie chcemy uzyskać).

Ogólnie wskaźniki można podzielić, na:

  • bezpośrednie – pokazujące np. wielkość, wartość sprzedaży
  • wynikowe – pokazujące np. marżę, % marży
  • efektywnościowe – pokazujące np. sprzedaży do wykorzystanych zasobów, konwersję
  • Dynamika – pokazujące zmiany w czasie
  • Ranking – pokazujące pozycję w określonej grupie
  • czy benchmark (wewnętrzny, zewnętrzny) – porównanie z określoną grupą.

Czym powinny się charakteryzować dobrze dobrane KPI?

Jeżeli chcemy by zaplanowany przez proces pomiaru realizacji strategii, KPI były wartościowe, by stanowiły realne punkty odniesienia i organizacja czerpała z nich wymierne korzyści, przy ich wyborze powinniśmy zwrócić szczególną uwagę na kilka kluczowych czynników/obszarów.

  • Nie liczy się tylko „co”, ważne jest również „dlaczego” – pamiętajmy, żeby prezentacja tylko „suchych” wskaźników finansowych nie odda rzeczywistości w pełni. Bez posiadania pełniejszej perspektywy, a bazując na nich samych można dojść do błędnych wniosków.
  • Dopasowanie wskaźników do sposobu wykorzystania – przykład: rozróżnienie pomiaru i oceny. O ile pomiar wyników powinien być możliwe dokładny, szczegółowy oraz wyrażony w bezwzględnych miarach takich jak ilości, waluty, itp., o tyle ocena wyników powinna być wyrażona we względnych wskaźnikach pozwalających na rzetelną ocenę efektywności.
  • Spójność – jednolity słownik wskaźników, jednoznacznie rozumianych przez właścicieli. Przykład: jeżeli wykorzystujemy ten sam wskaźnik w różnych obszarach organizacji to powinien mierzyć dokładnie te same wartości.
  • Odpowiednia dokładność – nie popadajmy w skrajności, stosujmy kryterium istotności. Zarówno niedoinformowanie, jak i przeładowanie szczegółowymi informacjami nie jest pożądane, a do tego wszystkiego istotna jest szybkość dostarczenia informacji. (co nam po najlepszej danej, gdy dostaniemy ją po czasie?)
  • Trwałość – metodyka pomiaru i wyliczenia wskaźników powinna gwarantować ich ciągłość w czasie.
  • Wykonalność – nawet najlepiej zaprojektowane wskaźniki nie przyniosą żadnej wartości, o ile ich wyliczenie w wystarczająco efektywny sposób nie będzie możliwe. Dlatego kluczowe jest, żeby sprawdzić dostępność danych źródłowych i możliwość ich pozyskiwania w przyszłości.
  • Prezentacja danych – informacje powinny być dostarczane sposób dopasowany do poszczególnych użytkowników, czy ich grup, w oczekiwanym czasie i niezależnie od miejsca

Czy narzędzia raportujące, narzędzia Business Intelligence przyjdą nam z tym wszystkim z pomocą? Oczywiście, że…. nie. Same narzędzia na niewiele się zdadzą. Owszem np. pomogą nam w obszarze „wykonalności” (zapewniając ciągłość dostarczania danych), ale gdy nasz proces nie będzie przemyślany, będą mogły raportować dziesiątki nikomu nie przydatnych lub mało wiarygodnych raportów. Narzędzie powinno być ostatnim punktem przy wdrożeniu naszego procesu realizacji strategii. A co gorsza tak samo jak nie jest łatwo zaimplementować właściwy proces pomiaru… to równie ciężka droga może nasz czekać przy wyborze właściwego rozwiązania IT.

Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak we wdrażaniu KPI może pomóc Ci firma Cogit skontaktuj się z nami drogą mailową info@cogit.pl lub zadzwoń pod numer telefonu +48 22 496 60 00.

Materiały dodatkowe

Financial Controlling Summit 2023

Zapraszamy na IX Edycję Financial Controlling Summit 2023, której jesteśmy partnerem już kolejny raz. Tegoroczna edycja wydarzenia odbędzie się w formule on-line w dniach 28-29 września 2022, a jej hasło przewodnie i główna tematyka to odpowiedź na pytanie „co kształtuje finanse, wynik finansowy i efektywność osobistą”?

Czytaj więcej (1 min)
IBM Formatka budżetowa

Jak formatka i dashboardy budżetowe umożliwiają bieżącą kontrolę kosztów?

Formatka budżetowa jest często pierwszym kontaktem użytkownika z systemem do planowania, który bezpośrednio wpływa na jego ocenę. Powinna być zatem przystępna w użyciu, funkcjonalna, pozwalająca na jak najlepsze wprowadzanie i analizę danych umożliwiając tym samym pracę w optymalnym dla użytkownika środowisku. W artykule zaprezentowana zostanie budowa i funkcjonalności formatki budżetowej na przykładzie procesu planowania kosztów i wydatków z wykorzystaniem aplikacji IBM Planning Analytics.

Czytaj więcej (6 min)
budżetowanie wynagrodzeń

System wspierający controlling personalny

Elastyczne planowanie i prognozowanie wynagrodzeń, koszów pracowniczych oraz zautomatyzowane raporty mogą stanowić zarówno narzędzie operacyjne, jak również istotne narzędzie wczesnego ostrzegania, dzięki któremu zyskujemy czas na reakcję i podjęcie odpowiednich decyzji. Efektywne połączenie zarządzanie kosztami kadrowymi z wynikami firmy jest możliwe dzięki modułowi Workforce budgeting systemu Infor d/EPM.

Czytaj więcej (6 min)

Cogit partnerem Kongresu Controllerów 2022

Kongres Controllerów to najdłużej funkcjonujące i jedno z najbardziej rozpoznawalnych na polskim rynku wydarzeń dla profesjonalistów odpowiedzialnych za controlling i finanse. Przed nami 28. edycja, która odbędzie się 26-27 maja 2022 w Gdańsku oraz online. Pierwszego dnia Kongresu nasz ekspert Marek Rulak, opowie o szansach i zagrożeniach wdrożenia controllingu w chmurze.

Czytaj więcej (2 min)

Cogit partnerem strategicznym 8. Forum Informacji Zarządczej

AKCJA-REAKCJA, czyli narzędzia wspierające controlling w obliczu nagłych zmian - to temat przewodni tegorocznej edycji Forum Informacji Zarządczej, którą jako Cogit wspieramy swoją wiedzą i doświadczeniem od wielu lat. Automatyzacja procesu planowania – formatka i dashboardy budżetowe, to zagadnienia, które zaprezentuje Natalia Pawlak.

Czytaj więcej (1 min)
CFO Forum

II Forum CFO Strategies

Miło nam poinformować, że Cogit został partnerem Forum CFO Strategies, które odbędzie się w dniach 12-13 maja 2022 r. w Warszawie. Zapraszamy na to wydarzenie oraz na naszą prezentację "CFO Cloud Office - najlepsze praktyki i doświadczenia z wdrożeń controllingu w chmurze", którą przedstawi Radosław Kozieja, Prezes Zarządu Cogit.

Czytaj więcej (2 min)