Zamknięcie okresu odbywa się po wprowadzeniu do ksiąg rachunkowych wszystkich dowodów źródłowych z danego miesiąca, uwzględniając terminy sporządzenia przez daną jednostkę sprawozdań za dany miesiąc (dla GUS, banku lub zarządu) oraz ustalenia wysokości podatków dochodowych i VAT. Po zamknięciu okresu wyłączeniu ulega możliwość dokonywania zapisów lub korekty tychże zapisów. Ponadto na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, sporządza się zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej.
Organizacja, wykorzystując odpowiednie oprogramowanie, może radzić sobie z zamykaniem okresów zdecydowanie szybciej. Unikając przy tym nieprzyjemnych sytuacji, związanych na przykład z niedotrzymaniem terminów, wyznaczanych przez spółkę-matkę czy regulatora. Dzieje się tak, ponieważ wykorzystanie narzędzia informatycznego pozwala śledzić postęp procesu. Umożliwia także pracę nad bieżącą dokumentacją finansową wielu użytkownikom jednocześnie. Co istotne, uzyskują oni możliwość dodawania do pojedynczych zadań instrukcji, zapytań oraz komentarzy. Znacznie ułatwia to pracę, jak również dodatkowo sprzyja pogłębianiu wymiany wiedzy wewnątrz organizacji.
Zrzut ekranu Oracle Hyperion Financial Close Management
Program finansowo-księgowy może zakładać możliwość edycji dokumentów księgowych przed ich zapisaniem w księgach rachunkowych. Zamknięcie okresu z perspektywy technicznej polega zatem na zablokowaniu tej możliwości, dzięki wykorzystaniu odpowiedniej, wbudowanej funkcjonalności.
Zobacz przykłady rozwiązań wspierających konsolidacje finansową: Oracle Hyperion Financial Management, Infor EPM, CCH Tagetik oraz IBM Cognos Controller.
