System dla sygnalistów – zgłaszanie nieprawidłowości
Państwa członkowskie UE zostały zobligowane do implementacji Dyrektywy UE 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa. Termin jej wdrożenia do krajowych porządków prawnych upłynął 17 grudnia 2021 r. Celem Dyrektywy UE w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii jest wykrywanie i zapobieganie naruszeniom prawa Unii. Służy ona ochronie osób (sygnalistów), które zgłaszają wykroczenia przed negatywnymi konsekwencjami, takimi jak m.in.: zwolnienie, zastraszanie lub działania odwetowe.
Ochrona sygnalistów w polskim porządku prawnym
Polska wciąż jest w grupie krajów, które nie wprowadziły odpowiednich przepisów chroniących sygnalistów. 11 stycznia 2023 r. na stronie Rządowego Centrum Legislacji opublikowana została kolejna już wersja projektu ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa (nr UC 101). Coraz częściej pojawiają się głosy, że wersja ta jest wersją ostateczną. Projekt UC 101 uzyskał obecnie rekomendację Komitetu do Spraw Europejskich do dalszych prac. Po przyjęciu projektu przez Radę Ministrów zostanie on skierowany do Sejmu. Ustawa wejdzie w życie po upływie 2 miesięcy od dnia jej ogłoszenia.
Intensyfikacja prac nad projektem oraz kolejne jego wersje pojawiające się w krótszych odstępach czasu mogą wskazywać, że w najbliższym czasie implementacja dyrektywy o sygnalistach stanie się faktem, a procedury chroniące sygnalistów będą musiały zostać sprawnie wdrożone przez kolejne firmy i instytucje w Polsce.
To już najwyższy czas na wdrożenie
Przepisy ustawy o sygnalistach nakładają obowiązki zgłaszania nieprawidłowości zarówno na przedsiębiorców, jak i na podmioty publiczne. Projekt zakłada, że przepisy będą musiały stosować przedsiębiorstwa:
- Zatrudniające ponad 250 pracowników –firmy te będą musiały wprowadzić zasady ochrony sygnalistów w terminie 14 dni od daty wejścia w życie ustawy.
- Zatrudniające pomiędzy 50 a 249 pracowników – te firmy będą musiały wdrożyć przepisy najpóźniej do dnia 17 grudnia 2023 r.
Limit 50-ciu pracowników nie dotyczy podmiotów prawnych działających w sektorze finansowym, lotnictwie cywilnym, transporcie morskim oraz prowadzących działalność w obszarze złóż ropy naftowej na obszarach morskich oraz złóż gazu ziemnego.
Zatem firmy zatrudniające powyżej 250 pracowników powinny jak najszybciej rozpocząć prace nad wdrożeniem rozwiązań wskazywanych projekcie ustawy o sygnalistach. Mając na uwadze, że przepisy miały obowiązywać od 17 grudnia 2021 r. łatwo domyślić się, że najwięksi pracodawcy będą musieli wdrożyć odpowiednie procedury w ekspresowym tempie.
Nowe procedury i obowiązki
Implementacja Dyrektywy będzie wiązać się z nałożeniem nowych obowiązków na przedsiębiorstwa, w tym:
- Zapewnienia wewnętrznego kanału zgłaszania nieprawidłowości/naruszeń (lub dostosowania istniejących kanałów) oraz ustanowienia i wdrożenia procedur dokonywania zgłoszeń tak, aby tożsamość osoby dokonującej zgłoszenia nie została ujawniona – bez wyraźnej zgody tej osoby – żadnej osobie, która nie jest upoważnionym członkiem personelu właściwym do przyjmowania zgłoszeń i podejmowania w związku z nimi działań następczych;
- Prowadzenia wewnętrznego rejestru zgłoszeń wszelkich incydentów, zgodnie z wymogami w zakresie poufności. Zgłoszenia nie powinny być przechowywane dłużej, niż jest to konieczne i proporcjonalne, aby zapewnić zgodność z wymogami ustanowionymi w niniejszej dyrektywie lub innymi wymogami ustanowionymi w prawie unijnym lub krajowym;
- Podejmowania odpowiednich działań w związku ze stwierdzonym naruszeniem.
Przepisy Dyrektywy nie określają wprost środków technicznych i organizacyjnych, które przedsiębiorstwa powinny wdrożyć. Obowiązek dookreślenia spoczywa na państwach członkowskich, które implementują Dyrektywę.
